賢い仕事の優先度付けのやり方とは？

仕事の優先度の付け方に関する記事は色々なところにまとめられているが、多くのものは緊急性と重要性で判断すると記されている。しかしながら、緊急性とは何か、また重要性とは何かといった定義が甘いため、イマイチしっくりこない。そこで本投稿では、もう少し踏み込んで優先度付けのやり方について考えてみようと思う。

「仕事の優先度付け」の定義

私が考える仕事および優先度付けの定義を以下に示す。

仕事 ＝ ある期限までに実行すると誰かに喜ばれる作業のこと

優先度付け＝どの順序でどの仕事を実施するかを決めること

仕事の優先度を考えるための観点

この定義を基に仕事の優先度を考えると、ポイントは表にまとめられる。

表：仕事の優先度を考えるための観点

緊急性		期限までの期間が短い
重要度	影響範囲（量）	喜ぶ人の数が多い
	影響範囲（時間）	喜ぶ時間の持続性
	効果	喜ぶ度合い

緊急性は、「各仕事の持つ期限までの期間がどの程度であるか」を意味し、短い方が優先度は高い。また、期限を逃すと、誰にも喜ばれなくなる、つまり得られる喜びが０になる性質を持つ。緊急性は明確に決まっていることが多い。

重要度は３つに分解する。

１つ目は影響範囲（量）であり、その仕事を行った場合に喜ぶ人の数を意味する。喜ぶ人が多いほうが優先度は高い。

２つ目は影響範囲（時間）であり、その仕事を行った場合に各々が喜ぶ期間を意味する。長い方が優先度は高い。

３つ目は効果であり、その仕事を行った場合に各人にどの程度喜びを与えるかを意味する。効果が大きい方が優先度は高い。

以上のように定義すると、仕事の優先度付け問題は、

「緊急性という制約条件の下、いかに多くの喜びを与える仕事を選ぶか、という組合せ最適化問題」に帰着する。

優先度付けの課題

とはいえ、影響範囲や、効果は正確には見積もれないことが多く、問題の解き方のロジックは単純でも優先度付けを誤る人が多いのはそのためであろう。また裏を返せば、仕事のやり方が巧いといわれる人は、将来に渡った複雑な影響を正確に見積もることができる人だといえる。